Skip to main content

Att lämna in handlingar

Föreningsarkivet i Jämtlands län förvaltar arkiv från drygt 4 500 föreningar. Vi tar gärna emot ditt arkiv också!

Att tänka på före leverans

Om föreningen själv rensat, sorterat och paketerat materialet ordentligt, kostar det ingenting att lämna in handlingar. Om man däremot inte har gjort detta, tar Föreningsarkivet ut en avgift för leveransen. Avgiften avgörs av hur många timmar vi uppskattar att vi måste lägga ner på materialet. Nedlagda föreningar, som saknar ekonomi, tar vi dock emot utan kostnad.

Innan en förening gör sin första leverans skriver vi ett avtal oss emellan, där vi gör klart vad som ska gälla framöver. Om något behöver få sekretess t ex anges detta i avtalet.  Vi är också tacksamma om ni hjälper oss att skriva en historik, en beskrivning, av er förening som vi kan publicera i den nationella arkivdatabasen, NAD. Vi behöver också få veta om er förening t ex haft ett annat namn tidigare, eller om den slagits ihop med någon annan förening. 

Steg 1: Rensa bort gem, med mera

Vid leverans ska materialet vara rensat. Det betyder att det inte ska finnas några dubletter, gem, plastfickor, påsnitar, post-it lappar och så vidare. 

Steg 2: Sortera så att det går att överblicka

Man kan  sortera sitt arkiv på två sätt: årsvis eller tematiskt. Årsvis sorterat ligger allt för år 2016 i en hög och allt för år 2017 i en annan hög. Tematiskt sorterat innebär att man har alla protokoll i en hög, alla medlemshandlingar i en annan hög och så vidare. Det ska klart och tydligt framgå vad de olika högarna innehåller (protokoll, nyhetsbrev, medlemsförteckningar, räkenskaper, 2014-2017 etc.)

Innehåller leveransen fotografier ska dessa så långt som möjligt vara daterade och innehålla uppgifter om motiv, fotograf etc. Är ni osäkra på tidsangivelsen – notera med blyerts att dateringen är osäker.

Steg 3: Förpacka i arkivkartonger

Handlingarna ska sedan buntas ihop och avskiljas från varandra. Eftersom plastfickor inte är bra för papperet använder man extra långa papper, så kallade aktomslag, som man viker om pappershögarna. Sedan stoppas högarna ner i arkivkartonger. 

Aktomslag och arkivboxar säljer vi på Arkivet i Östersund. Tänk på inte köpa ”arkivboxar” av wellpapp av andra återförsäljare. Dessa är inte godkända eftersom småkryp trivs bra i wellpappens veck.

Hur man packar en arkivbox kan du se i filmen här nedanför. 

Steg 4: Leverera till arkivet

Om det bara är lite material som ska levereras går det bra att komma in under Föreningsarkivets öppettider. Om det är en större leverans, ungefär en flyttkartong eller mer, är det bra om ni ringer och bokar en tid. 

Innehåller materialet känsliga uppgifter måste det meddelas vid leveransen. Detta material markeras då med ”särskilda villkor”.

Föremål tar Föreningsarkivet emot i mån av relevans och plats. Kontakta oss innan leverans!

Råd och hjälp

Föreningsarkivet hjälper gärna till med råd och hjälp med uppordningsarbetet. Föreningar som vill rensa och sortera sitt material för att lämna in det till Föreningsarkivet kan kostnadsfritt använda grupprum på Arkivet.

Vill föreningen få ännu bättre koll på sin information kan vi upprätta  en dokumenthanteringsplan för de föreningar som önskar det. En dokumenthanteringsplan visar vilka handlingar som ska bevaras och vilka som kan rensas bort. 

Kontakt för leverans och rådgivning

063-10 06 07
foreningsarkivet[at]faj.se