Att lämna in handlingar

Föreningsarkivet i Jämtlands län förvaltar arkiv från drygt 4 500 föreningar. Vi tar gärna emot ditt arkiv också, men innan dess behöver du gå igenom ditt material för att se vad som ska bevaras  och vad som ska rensas bort.

För något år sedan bytte vi lokaler för handlingarna, och i samband med det blev det inlämningsstopp och en kö upprättades. Nu har läget förbättrats, och vi tar återigen emot handlingar utan att behöva ha kösystemet kvar. Vi har försökt komma i kontakt med alla föreningar i kön, men inte lyckats fullt ut. Om du och din förening fått besked om att ni står i kö – kontakta oss därför omgående om ni vill leverera!

Att tänka på före leverans

Beroende på hur mycket föreningen själv har bearbetat materialet man ska lämna in, kan vi ta ut en leverans- och eller uppordningsavgift. Läs mer om det här:

Vad kostar det att lämna in material?

I samband med leveransen uppdaterar vi era kontaktuppgifter, och ni har möjlighet att lämna ytterligare kringinformation om ert arkiv. Bra för oss att veta är om föreningen haft ett annat namn eller slagits ihop med någon annan förening, till exempel. 

Steg 1: Rensa bort gem, med mera

Vid leverans ska materialet vara rensat. Det betyder att det inte ska finnas några överexemplar, plastgem, metallgem, plastfickor, påsnitar, post-it lappar och så vidare. 

Steg 2: Sortera så att det går att överblicka

Man kan  sortera sitt arkiv på två sätt: årsvis eller tematiskt. Årsvis sorterat ligger allt för år 2016 i en hög och allt för år 2017 i en annan hög. Tematiskt sorterat innebär att man har alla protokoll i en hög, alla medlemshandlingar i en annan hög och så vidare. Det ska klart och tydligt framgå vad de olika högarna innehåller (protokoll, nyhetsbrev, medlemsförteckningar, räkenskaper, 2014-2017 etc.)

Innehåller leveransen fotografier ska dessa så långt som möjligt vara daterade och innehålla uppgifter om motiv, fotograf etc. Är ni osäkra på tidsangivelsen – notera med blyerts att dateringen är osäker.

Steg 3: Förpacka i arkivkartonger

Handlingarna ska sedan buntas ihop och avskiljas från varandra. Eftersom plastfickor inte är bra för papperet använder man extra långa papper, så kallade aktomslag, som man viker om pappershögarna. Sedan stoppas högarna ner i arkivkartonger. 

Aktomslag och arkivboxar säljer vi på Arkivet i Östersund. Tänk på inte köpa ”arkivboxar” av wellpapp av andra återförsäljare. Dessa är inte godkända eftersom småkryp trivs bra i wellpappens veck.

Prislista arkivvårdsmaterial FAJ

Hur man packar en arkivbox kan du se i filmen här nedanför. 

Steg 4: Leverera till arkivet

Om det bara är lite material som ska levereras går det bra att komma in under Arkivets öppettider. Om det är en större leverans, ungefär en flyttkartong och mer är det bra om man ringer och bokar en tid. 

Innehåller materialet känsliga uppgifter måste det meddelas vid leveransen. Detta material kan då göras hemligt.

Föremål tar Föreningsarkivet emot i mån av relevans och plats. Kontakta oss innan leverans!

Råd och hjälp

Föreningsarkivet hjälper gärna till med råd och hjälp med uppordningsarbetet. Föreningar som vill rensa och sortera sitt material för att lämna in det till Föreningsarkivet kan kostnadsfritt använda grupprum på Arkivet.

Vill föreningen få ännu bättre koll på sin information kan vi upprätta  en dokumenthanteringsplan för de föreningar som önskar det. En dokumenthanteringsplan visar vilka handlingar som ska bevaras och vilka som kan rensas bort. 

Kontakt för leverans och rådgivning

063-10 06 07
foreningsarkivet[at]faj.se

 

%d bloggare gillar detta: