Att lämna in handlingar

Föreningsarkivet i Jämtlands län förvaltar arkiv från drygt 4 500 föreningar. Vi tar gärna emot ditt arkiv också, men innan du lämnar in det måste du kontakta oss. Du behöver också gå igenom ditt material för att se vad som ska bevaras  och vad som ska rensas bort.

För något år sedan bytte vi lokaler för handlingarna, och i samband med det blev det inlämningsstopp och en kö upprättades. Nu har läget förbättrats, och vi tar återigen emot handlingar utan att behöva ha kösystemet kvar. Vi har försökt komma i kontakt med alla föreningar i kön, men inte lyckats fullt ut. Om du och din förening fått besked om att ni står i kö – kontakta oss därför omgående om ni vill leverera!

Att tänka på före leverans

Beroende på om och hur mycket föreningen själv har bearbetat materialet man ska lämna in, kan vi ta ut en leverans- och eller uppordningsavgift. Läs mer om det här:

Vad kostar det att lämna in material?

Vid leverans ska materialet vara rensat, det vill säga överexemplar, gem, plastfickor med mera ska vara borttagna. Det är också bra om ni lägger det i ordning, så att det går lätt att hitta i det även för en som inte känner till er förening.

I samband med leveransen uppdaterar vi era kontaktuppgifter, och ni har möjlighet att lämna ytterligare kringinformation om ert arkiv. Det är därför viktigt att vi bokar en tid för leveransen så personal från Föreningsarkivet finns på plats när ni kommer.

Sortera/inventera materialet, så att det snabbt går att få en överblick över det som lämnas in.

Det ska klart och tydligt framgå vilka handlingstyper materialet består av  (protokoll, skrivelser, medlemsförteckningar, räkenskaper etc.) Tänk på att handlingstyperna ska vara väl åtskilda från varandra samt daterade. Innehåller leveransen fotografier ska dessa så långt som möjligt vara daterade och innehålla uppgifter om motiv, fotograf etc. Är ni osäkra på tidsangivelsen – notera med blyerts att dateringen är osäker.

Lämna bara in handlingar som ska bevaras för framtiden.

Verifikationer ska sparas i 7 år enligt bokföringslagen, sedan kan de kastas. Lämna därför aldrig in verifikationer till Föreningsarkivet, utan behåll dem hemma på Föreningen under den tid de ska sparas. Verifikationer som rör större investeringar eller byggnationer kan dock sparas. Meddela Föreningsarkivet i så fall. Kom ihåg att inte förvara bokslut, huvudräkenskaper etc. tillsammans med verifikationerna. Förvara verifikationerna åtskilda från bevarandematerialet så är det lätt att rensa dem när gallringsfristen uppnåtts. Information om vilka handlingar som i övrigt kan rensas bort hittar du här: Ordna och bevara föreningshandlingar

Vid minsta tvekan kontakta oss för rådgivning. Innehåller materialet känsliga uppgifter kan man meddela att det råder särskilda villkor för materialet.

Vid överlämnandet ska uppgifter om vilken eller vilka organisationer/ föreningar som är arkivbildare anges.

Kom ihåg att det mycket viktigt att inte förvara olika föreningars arkiv tillsammans eftersom detta medför en risk att handlingarna blandas.

Har föreningen/organisationen tidigare haft ett annat namn?

Uppge detta vid leveransen. På så sätt kan vi utan missförstånd hålla samman arkivbildarens material.

Föremål tar Föreningsarkivet emot i mån av relevans och plats. Rådgör innan leverans.

Råd och hjälp

Föreningsarkivet hjälper gärna till med råd och hjälp med upprättande av en dokumenthanteringsplan för de föreningar som önskar det. En dokumenthanteringsplan visar vilka handlingar som ska bevaras och vilka som kan rensas bort. Planen ger en överblick över informationsflödet i föreningen och underlättar administrationen. Ett välskött arkiv sparar både tid och pengar.

För rådgivning och anmälan om leverans kontakta

Föreningsarkivet i Jämtlands län
063-10 06 07
foreningsarkivet[at]faj.se

 

%d bloggare gillar detta: