Ordna och bevara

Vilka handlingar ska levereras?

Föreningen beslutar själv vilka handlingar som ska överlämnas och vilka delar av materialet som ska bevaras eller kastas. Följande riktlinjer kan vara bra att följa.

Handlingar som bör bevaras är:

  • Protokoll
  • Stadgar
  • Medlemsförteckningar och matriklar
  • Medlems- och föreningsstatistik
  • Historik
  • Verksamhetsberättelser
  • Kontrakt, avtal och överenskommelser
  • Fastighetshandlingar och hyreskontrakt
  • Kartor och ritningar
  • In- och utgående skrivelser
  • Egna upprättade handlingar, t ex egna medlemstidningar, egna flygblad, inbjudningar till fester och tävlingar m. m
  • Egna affischer, banderoller, standar, fanor m.m.
  • Handlingar från jubileum och fester
  • Fotografier, film, video (med uppgifter om motiv, årtal, fotograf etc.)
  • Tidningsurklipp (kopiera gärna över på papper och skriv tidningens namn och datum)
  • Revisionsberättelser
  • Räkenskapsböcker
  • Verifikationer yngre än 7 år förvaras hos föreningen

Vad ska rensas bort?

  • Cirkulär och andra massutskick från centralorganisationer.
  • Dubbletter och kopior.
  • Tomma blanketter och formulär.
  • Kladdar och minnesanteckningar
  • Trycksaker och reklam som inte producerats av föreningen
  • Månads- och kvartalsrapporter om motsvarande information återfinns i årsrapporten.
  • Kontoutdrag, saldobesked, postgirotalonger
  • Rekvisitioner och fraktsedlar
  • Kontrolluppgifter och deklarationer
  • Löner, arvoden, traktamenten och reseräkningar
  • Verifikationer äldre än 7 år (yngre än 7 år sparas hos föreningen)
  • Andra handlingar av ringa betydelse.
  • Disketter, CD-skivor (skriv ut och lämna in den information som ska bevaras)

Saker som inte ska levereras

  • Servetter, dukar, muggar m.m. (det vill säga föremål som inte är specifika för föreningen)
  • Inkomna cirkulär och andra handlingar som kommit in till föreningen för kännedom, dock inte korrespondens ställd till föreningen
  • Anmälningar till kurser och liknande (till egna kurser, endast deltagarlistan sparas)
  • Böcker, tidskrifter, trycksaker och reklam som inte är producerade av den egna föreningen
  • Material från externa utbildningar och kurser
  • Utkast, kladdar och arbetsmaterial som tillkommit på vägen mot ett slutligt dokument
  • Kontoutdrag, saldobesked, postgirotalonger
  • Rekvisitioner och fraktsedlar
  • Ekonomiska månads- och kvartalsrapporter om motsvarande information återfinns i årsrapporten
  • Kontrolluppgifter och deklarationer
  • Verifikationer om övriga räkenskaper finns bevarade
  • Dubbletter och kopior, om originalen finns
  • Ej ifyllda blanketter och formulär
  • Disketter, CD-skivor

Allmänna råd och tips

  • E-post och datorförda räkenskaper ska sparas på papper. Disketter, CD-skivor och hårddiskar är inte rätt medier för långtidsförvaring av information.
  • Kom ihåg att skriva årtal på handlingarna
  • Kom också ihåg att rensa bort plastfickor och gem från handlingarna innan de arkiveras. Plast och metall skadar papper och skriften på pappret. Använd inte tejp.

Leverans till arkivet

Föreningsarkivet tar emot verksamma föreningars handlingar mot en arkivavgift. För nedlagda föreningar tas hela arkivet emot kostnadsfritt. Ta alltid kontakt med Föreningsarkivet innan leverans.

Frågor? Kontakta oss!

063 – 10 06 07
foreningsarkivet[at]faj.se

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

En samling av

tankar, idéer och intressen

under de senaste 100-150 åren

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Föreningsarkivet i Jämtlands län

Arkivvägen 1, 831 31 Östersund

Tfn: 063–10 06 07

E-post: foreningsarkivet@faj.se

www.faj.se, www.arkivetiostersund.se

%d bloggare gillar detta: